SharePoint ist ein mächtiges Tool für die Zusammenarbeit, aber es kann auch eine Quelle für Frustration sein, wenn es falsch konfiguriert oder verwaltet wird. In diesem Artikel werden wir einige der häufigsten Fehler in der SharePoint-Administration behandeln und wie du sie vermeiden kannst.
1. Vernachlässigung der Governance
Stell dir SharePoint als ein neues Land vor. Ohne klare Regeln und Gesetze kann es schnell chaotisch werden. Ähnlich verhält es sich mit SharePoint. Ohne eine klare Governance-Strategie können Benutzer tun, was sie wollen, was zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und einer schlechten Benutzererfahrung führt.
Was du tun kannst:
- Definiere klare Richtlinien: Lege fest, wie Inhalte erstellt, gespeichert und verwaltet werden sollen.
- Setze Standards: Bestimme, welche Templates, Metadaten und Workflows verwendet werden sollen.
- Kommuniziere effektiv: Stelle sicher, dass alle Benutzer die Richtlinien kennen und verstehen.
- Überwache und erzwinge: Verwende Tools, um die Einhaltung der Richtlinien zu überprüfen und durchzusetzen.
2. Ignorieren von Updates
Software ist wie ein Auto. Es braucht regelmäßige Wartung und Aktualisierungen, um gut zu funktionieren. SharePoint ist da keine Ausnahme. Wenn du Updates ignorierst, riskierst du Sicherheitslücken, Performanceprobleme und Kompatibilitätsprobleme.
Was du tun kannst:
- Plane Updates: Erstelle einen Plan für die Installation von Updates und teste sie gründlich.
- Halte dich auf dem Laufenden: Bleib über die neuesten Updates und Best Practices informiert.
- Nutze automatische Updates: Konfiguriere automatische Updates, um den Prozess zu vereinfachen.
3. Überkomplexität
Manchmal neigen wir dazu, Dinge zu komplizieren. Das gilt auch für SharePoint. Überkomplexität kann zu Verwirrung, Fehlern und Ineffizienz führen.
Was du tun kannst:
- Halte es einfach: Vermeide unnötige Anpassungen und Konfigurationen.
- Nutze Standardfunktionen: Verwende die integrierten Funktionen von SharePoint, anstatt alles selbst zu bauen.
- Teste gründlich: Bevor du Änderungen vornimmst, teste sie in einer Testumgebung.
4. Vernachlässigung der Benutzererfahrung
SharePoint ist für Menschen, nicht für Maschinen. Wenn du die Benutzererfahrung vernachlässigst, werden die Leute das Tool nicht nutzen.
Was du tun kannst:
- Design für den Benutzer: Erstelle intuitive und benutzerfreundliche Sites.
- Biete Schulungen an: Hilf den Benutzern, das Tool effektiv zu nutzen.
- Sammle Feedback: Höre auf die Bedürfnisse deiner Benutzer.
5. Ignorieren von Sicherheit
Sicherheit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Wenn du die Sicherheit deines SharePoint-Systems vernachlässigst, riskierst du Datenverluste und Sicherheitsverletzungen.
Was du tun kannst:
- Verwende starke Passwörter: Fordere starke Passwörter und ändere sie regelmäßig.
- Aktiviere Zwei-Faktor-Authentifizierung: Schütze deine Accounts mit einer zusätzlichen Sicherheitsebene.
- Überprüfe Berechtigungen regelmäßig: Stelle sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff haben.
- Halte die Software auf dem neuesten Stand: Installiere regelmäßig Sicherheitsupdates.
6. Missbrauch von Listen und Bibliotheken
Listen und Bibliotheken sind die Grundbausteine von SharePoint. Aber wenn sie falsch verwendet werden, können sie zu Performanceproblemen und anderen Schwierigkeiten führen.
Was du tun kannst:
- Verwende die richtigen Datentypen: Wähle die richtigen Datentypen für deine Spalten.
- Begrenze die Anzahl der Spalten: Zu viele Spalten können die Performance beeinträchtigen.
- Verwende Indizes: Verbessere die Suchperformance durch Indizes.
- Lösche alte Daten: Regelmäßig alte Daten löschen, um Speicherplatz freizugeben.
7. Vernachlässigung der Performance
Ein langsames SharePoint-System frustriert die Benutzer und beeinträchtigt die Produktivität.
Was du tun kannst:
- Überwache die Performance: Verwende Tools, um die Performance zu überwachen.
- Optimieren Sie Ihre Hardware: Stelle sicher, dass deine Server genügend Ressourcen haben.
- Minimiere Netzwerklatenz: Reduziere die Netzwerklatenz zwischen Benutzern und Servern.
- Verwende Content Delivery Networks (CDNs): Verbessere die Ladezeiten für statische Inhalte
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